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Politique de confidentialité — ST4FF by TAKATAK

Dernière mise à jour : 2026-10-26 Éditeur : TAKATAK (« ST4FF by TAKATAK », l'« application »), exploitée par Quadro Holdings Ltée, Montréal (Québec), Canada.

1. Qui fait quoi

ST4FF by TAKATAK est un outil de gestion des horaires, du pointage et de la communication d'équipe que les marchands Clover utilisent avec leurs employés. Le marchand (l'employeur) est responsable des renseignements de ses employés dans le cadre de la relation d'emploi ; TAKATAK fournit la technologie et traite les renseignements décrits ci-dessous pour le compte du marchand, selon ses instructions. La présente politique décrit ce traitement. Elle vise les employés des marchands utilisateurs et, le cas échéant, les candidats à un emploi chez ces marchands.

2. Renseignements que nous recueillons

ST4FF traite uniquement les renseignements nécessaires à ses fonctions :

  • Identité et rôle (synchronisés depuis Clover) — nom de l'employé, rôle/poste et existence d'un code d'employé. Le code (NIP) lui-même n'est jamais transmis à TAKATAK ni conservé par l'application : la vérification se fait dans Clover, sur l'appareil.
  • Coordonnées de contact — adresse courriel et numéro de téléphone de l'employé, fournis par le marchand ou par l'employé, pour l'envoi des horaires, des rappels de quart et des messages.
  • Horaires et disponibilité — quarts planifiés et publiés, disponibilités déclarées, demandes de congé, échanges et reprises de quarts.
  • Pointages et feuilles de temps — heures d'entrée et de sortie, pauses, appareil utilisé pour le pointage, retards et sorties automatiques. Si le marchand active le pointage depuis l'appareil personnel de l'employé, l'appareil utilisé est noté ; la géolocalisation n'est pas activée par défaut et, si le marchand l'active, elle requiert le consentement de l'employé et se limite au moment du pointage.
  • Taux et données de paie préparatoires — taux horaire saisi par le marchand et heures compilées, pour les rapports de coût de main-d'œuvre et l'export des feuilles de temps. ST4FF ne verse aucun salaire et n'est pas un service de paie.
  • Messages et annonces — contenu des messages échangés dans l'application, pièces jointes et confirmations de lecture.
  • Embauche et intégration — pour les candidats : coordonnées et étapes du suivi fournies par le candidat ou le marchand ; pour les employés : listes d'intégration, documents transmis dans l'application et échéances de certifications saisies par le marchand.
  • Vérification santé et sécurité — réponses au questionnaire de début de quart configuré par le marchand. Par minimisation, l'application conserve le résultat du dépistage (apte / à suivre) et non le détail des symptômes, sauf si le marchand configure expressément le contraire.

L'application ne recueille pas les numéros de carte de paiement des clients du marchand : les paiements sont traités directement par Clover. ST4FF n'accède pas à l'inventaire ni aux renseignements des clients du marchand.

3. Pourquoi nous recueillons ces renseignements

  • Synchroniser les employés du marchand et bâtir les horaires
  • Faire fonctionner la pointeuse (sur l'appareil Clover du commerce ou en mode web) et produire les feuilles de temps
  • Calculer le coût de main-d'œuvre et le rapporter contre les ventes Clover du marchand, y compris la prévision pendant la construction de l'horaire
  • Envoyer les horaires publiés, les rappels de quart et les messages de l'équipe
  • Gérer les échanges de quarts, les demandes de congé et les confirmations de lecture des annonces
  • Suivre l'embauche, l'intégration et les échéances que le marchand configure

Nous n'utilisons pas ces renseignements à des fins de publicité, de profilage commercial ou de revente, et nous ne vendons jamais de renseignements personnels. Les renseignements des employés d'un marchand ne sont jamais mélangés à ceux d'un autre marchand ni utilisés pour un autre marchand.

4. Consentement et base du traitement

Le marchand, à titre d'employeur, est responsable d'informer ses employés de l'utilisation de ST4FF et d'obtenir les consentements requis par la loi, notamment pour les rappels par courriel ou par téléphone, pour tout pointage depuis un appareil personnel et pour toute fonction de localisation. L'employé peut retirer un consentement facultatif (ex. rappels par texto) en tout temps ; le retrait n'affecte pas les traitements nécessaires à l'exécution du travail convenu (horaire, pointage), qui relèvent de la relation d'emploi gérée par le marchand. Le questionnaire santé et sécurité ne devrait recueillir que ce que le marchand juge nécessaire à la sécurité du milieu de travail.

5. Communication et hébergement

  • Les renseignements d'identité et de ventes sont lus dans les systèmes Clover (Fiserv) au moyen des accès autorisés par le marchand ; les horaires, pointages, messages et dossiers d'équipe sont hébergés dans l'infrastructure de TAKATAK.
  • Ils peuvent être hébergés ou traités au Canada ou aux États-Unis selon l'infrastructure utilisée ; ils demeurent alors protégés par les mesures décrites à la section 7 et par les obligations contractuelles de nos fournisseurs.
  • L'accès aux renseignements d'un marchand est limité au marchand, à ses gestionnaires désignés et aux employés concernés, chacun pour ce qui le concerne (un employé ne voit que ses propres horaires, pointages et messages qui lui sont destinés).
  • Nous ne communiquons les renseignements à aucun autre tiers, sauf si la loi l'exige ou avec le consentement de la personne concernée.

6. Conservation

  • Pointages et feuilles de temps : conservés tant que le marchand utilise le service, puis selon la période que le marchand doit respecter pour ses obligations légales (paie, normes du travail) ; le marchand peut exporter ses feuilles de temps avant de désinstaller l'application.
  • Horaires, disponibilités et messages : conservés pendant la durée d'utilisation du service ; un employé qui quitte voit son compte désactivé, et ses renseignements sont supprimés ou anonymisés à la demande du marchand ou de l'employé, sous réserve des obligations légales du marchand.
  • Résultats du questionnaire santé et sécurité : conservés au maximum 30 jours, puis détruits, sauf configuration différente et justifiée du marchand.
  • Candidatures : conservées selon la période configurée par le marchand (par défaut 12 mois), puis détruites.

7. Sécurité

Nous appliquons des mesures de protection proportionnées à la sensibilité des renseignements d'employés : chiffrement en transit (HTTPS/TLS), accès restreint et par rôle, authentification des accès administratifs et journalisation. Aucun système n'est infaillible ; en cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons le marchand, la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, conformément à la Loi 25, et nous tiendrons le registre d'incidents prévu par la loi.

8. Vos droits (Loi 25 et lois applicables)

Chaque employé ou candidat a le droit de :

  • Accéder à ses renseignements et en obtenir une copie
  • Faire rectifier un renseignement inexact ou incomplet — y compris un pointage ou une feuille de temps erroné
  • Retirer un consentement facultatif (rappels, localisation)
  • Demander la suppression de ses renseignements, sous réserve des obligations légales du marchand (ex. conservation des registres de paie)
  • Demander ses renseignements dans un format technologique structuré (portabilité), là où la loi le prévoit
  • Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec

Le marchand demeure le premier responsable des demandes de ses employés ; TAKATAK l'assiste et donne suite aux demandes qui lui sont transmises directement (voir section 9).

9. Responsable de la protection des renseignements personnels

TAKATAK — Responsable de la protection des renseignements personnels Courriel : takatak.ca@gmail.com Téléphone : +1 450-999-4999 Montréal (Québec), Canada

10. Modifications

Toute modification importante de cette politique sera affichée à l'URL publique de la politique et, lorsque requis, portée à la connaissance des marchands et des employés concernés.

English

Privacy Policy — ST4FF by TAKATAK

Last updated: October 26, 2026 Publisher: TAKATAK ("ST4FF by TAKATAK", the "App"), operated by Quadro Holdings Ltée, Montreal, Quebec, Canada.

1. Who does what

ST4FF by TAKATAK is a scheduling, time-clock and team-communication tool that Clover merchants use with their employees. The merchant (the employer) is responsible for its employees' information within the employment relationship; TAKATAK provides the technology and processes the information described below on the merchant's behalf, under its instructions. This policy describes that processing. It covers employees of merchant users and, where applicable, job applicants at those merchants.

2. Information we collect

ST4FF processes only the information its functions require:

  • Identity and role (synced from Clover) — employee name, role/position, and whether an employee code exists. The code (PIN) itself is never sent to TAKATAK or stored by the App: verification happens inside Clover, on the device.
  • Contact details — the employee's email address and phone number, provided by the merchant or the employee, used to send schedules, shift reminders and messages.
  • Schedules and availability — planned and published shifts, stated availability, time-off requests, shift swaps and trades.
  • Punches and timesheets — clock-in and clock-out times, breaks, the device used to clock in, late arrivals and automatic clock-outs. If the merchant enables clocking in from the employee's own device, the device used is recorded; geolocation is not enabled by default and, if the merchant enables it, it requires the employee's consent and is limited to the moment of the punch.
  • Rates and pre-payroll data — hourly rate entered by the merchant and compiled hours, used for labour-cost reports and timesheet export. ST4FF does not pay wages and is not a payroll service.
  • Messages and announcements — content of messages exchanged in the App, attachments, and read confirmations.
  • Hiring and onboarding — for applicants: contact details and tracking steps provided by the applicant or the merchant; for employees: onboarding checklists, documents shared in the App, and certification deadlines entered by the merchant.
  • Health & safety screening — answers to the start-of-shift questionnaire configured by the merchant. By minimisation, the App keeps the screening result (fit / follow-up) rather than symptom details, unless the merchant expressly configures otherwise.

The App does not collect the merchant's customers' payment card numbers: payments are processed directly by Clover. ST4FF does not access the merchant's inventory or customer information.

3. Why we collect this information

  • Sync the merchant's employees and build schedules
  • Operate the time clock (on the store's Clover device or in web mode) and produce timesheets
  • Calculate labour cost and report it against the merchant's Clover sales, including the forecast shown while a schedule is being built
  • Send published schedules, shift reminders and team messages
  • Manage shift swaps, time-off requests and announcement read confirmations
  • Track hiring, onboarding and the deadlines the merchant configures

We do not use this information for advertising, commercial profiling or resale, and we never sell personal information. One merchant's employee information is never mixed with another merchant's or used for another merchant.

4. Consent and basis for processing

The merchant, as employer, is responsible for informing its employees about the use of ST4FF and obtaining the consents required by law, in particular for email or phone reminders, for clocking in from a personal device, and for any location feature. An employee may withdraw an optional consent (e.g. text-message reminders) at any time; withdrawal does not affect processing that is necessary to perform the agreed work (schedule, time clock), which belongs to the employment relationship managed by the merchant. The health & safety questionnaire should collect only what the merchant considers necessary for workplace safety.

5. Disclosure and hosting

  • Identity and sales information is read from Clover (Fiserv) systems through the access the merchant authorized; schedules, punches, messages and team records are hosted in TAKATAK's infrastructure.
  • They may be hosted or processed in Canada or the United States depending on the infrastructure used; they remain protected by the measures described in Section 7 and by our providers' contractual obligations.
  • Access to a merchant's information is limited to the merchant, its designated managers, and the employees concerned, each for what concerns them (an employee sees only their own schedules, punches, and messages addressed to them).
  • We do not disclose information to any other third party, except where required by law or with the consent of the person concerned.

6. Retention

  • Punches and timesheets: kept while the merchant uses the Service, and thereafter according to the period the merchant must observe for its legal obligations (payroll, labour standards); the merchant may export its timesheets before uninstalling the App.
  • Schedules, availability and messages: kept for the duration of use of the Service; when an employee leaves, their account is deactivated, and their information is deleted or anonymized at the request of the merchant or the employee, subject to the merchant's legal obligations.
  • Health & safety screening results: kept for a maximum of 30 days, then destroyed, unless the merchant has a different, justified configuration.
  • Applications: kept for the period configured by the merchant (12 months by default), then destroyed.

7. Security

We apply safeguards proportionate to the sensitivity of employee information: encryption in transit (HTTPS/TLS), restricted role-based access, authentication of administrative access, and logging. No system is infallible; in the event of a confidentiality incident presenting a risk of serious harm, we will notify the merchant, the Commission d'accès à l'information du Québec and the individuals concerned, in accordance with Law 25, and we will keep the incident register required by law.

8. Your rights (Law 25 and applicable laws)

Every employee or applicant has the right to:

  • Access their information and obtain a copy
  • Have inaccurate or incomplete information corrected — including an incorrect punch or timesheet
  • Withdraw an optional consent (reminders, location)
  • Request deletion of their information, subject to the merchant's legal obligations (e.g. keeping payroll records)
  • Request their information in a structured technological format (portability), where the law provides for it
  • File a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec

The merchant remains primarily responsible for its employees' requests; TAKATAK assists the merchant and acts on requests sent to it directly (see Section 9).

9. Privacy officer

TAKATAK — Privacy Officer (person in charge of the protection of personal information) Email: takatak.ca@gmail.com Phone: +1 450-999-4999 Montreal, Quebec, Canada

10. Changes

Any material change to this policy will be posted at the policy's public URL and, where required, brought to the attention of merchants and the employees concerned.